5 tips om efficiënt te werken als virtueel assistent

Als VA neem je werkzaamheden uit handen van drukke ondernemers. Maar als virtueel assistent ben je vaak zelf ook ontzettend druk, bijvoorbeeld omdat je helemaal vol zit met werk voor klanten. Zit je (nog) niet vol met klanten dan hebben we het eigenlijk nog steeds druk. Met het afronden van een opleiding, het volgen van trainingen of het maken van je website. Hoe dan ook, of je nu een ervaren of een startende VA bent, ook jij hebt van die dagen dat er allemaal nieuwe taken bij komen. Je denkt dat je bijna klaar bent met je to-do-lijst maar dan stromen nieuwe e-mails alweer binnen. Als je niet uitkijkt zie je door de bomen het bos niet meer, en voor je het weet is je to-do-lijst aan het einde van de dag alleen maar langer. Hoe ga je hier nu efficiënt mee om? In dit blog deel ik 5 tips met jou om zo efficiënt mogelijk te werken waardoor je rust krijgt en overzicht houdt.

Waarom is efficiënt werken eigenlijk zo belangrijk?

Zoals ik hierboven al schreef, zijn we als VA vaak zelf ook ontzettend druk. Als je niet uitkijkt werk je al gauw teveel. Ik spreek uit ervaring en was vaak “te druk.” Totdat ik leerde om zo efficiënt mogelijk te werken. Door zo efficiënt mogelijk te werken:

Hou je overzicht
Ervaar je meer rust
Weet je waar je mee bezig bent
Zorg je ervoor dat je takenlijst aan het eind van de dag niet langer is dan aan het begin.
Maak je je werk fijner en leuker (misschien wel het belangrijkste 😉)

Dit gun ik jou ook! Daarom komen nu mijn 5 beste tips die mij echt tijd besparen, en die jou leren om zo efficiënt mogelijk te werken.

Tip 1 – Planning is the key

Één van de belangrijkste woorden die je niet mag vergeten is overzicht! En overzicht creëer je met een goede planning. Door dagelijks een goede planning te maken weet jij hoe je dag eruit ziet en wat je moet doen op een dag. Maar wat is nu een goede planning? Er zijn heel veel manieren om te plannen, kies een manier die het beste bij jou past. Wil je leren hoe je als VA een goede planning maakt? Volg dan mijn training: Zo maak je een planning als VA, inclusief hardcover VA-planner.

Kies je voor een papieren of digitale agenda?

Voor een goede planning is het belangrijk om met een agenda te werken. Hierin schrijf je al je afspraken op zodat je verlost bent van al die losse briefjes die overal rondslingeren en zomaar ineens kwijtraken. Het is mogelijk om voor een papieren planner te kiezen maar misschien vind jij een digitale agenda veel fijner. Hier is geen goed of fout in, het is de keus die het beste bij je past. Ik werk met beide😊, een papieren planner en met een Google agenda. De papieren planner ligt de hele dag open op mijn bureau en geeft mij veel overzicht. In mijn papieren agenda schrijf ik al mijn afspraken en blok ik mijn tijdsblokken. In mijn Google agenda staan ook al mijn afspraken. Misschien denk je nu dat is dubbel op? En ja dat klopt, maar het is heel handig voor onderweg. Wanneer ik bij mijn kapper zit neem ik natuurlijk niet mijn grote mooie planner mee om een vervolgafspraak te maken. En nog een voordeel van mijn Google agenda is dat ik deze kan delen met anderen zoals met mijn vriend. Ik gebruik de Google agenda maar jij kan natuurlijk Outlook of een andere agenda prettig vinden.

Hoe maak je een planning?

Iedereen werkt met een andere planning, maar ik laat zien hoe ik het doe. Je kunt hier tips uithalen wat je wilt meenemen in je eigen planning. Zelf vind ik het erg prettig om voordat mijn werkweek begint een planning te maken. Ik doe dit daarom op zondagavond. Ik begin met al mijn afspraken in mijn planner te noteren. Eerst mijn privéafspraken en daarna mijn zakelijke afspraken. Ook vergeet ik mijn lunch en pauzes niet. Daarnaast noteer ik tot hoe laat ik werk op een dag. Op deze manier weet ik precies hoeveel uren ik heb om op die dag te werken.

De to-do-lijst komt NIET op de planner

Mijn to-do-lijst komt niet op de planner en ik raad je aan om dit ook niet te doen! Stel je hebt 10 taken die op je lijst staan en die zet je allemaal in je planner neer op die dag. Maar er komen altijd nog wel een paar taken bij, daar ontkom je niet aan. Moet je dan eens nagaan hoe je planner er uitkomt te zien. Die bestaat dan alleen maar uit heel veel werkzaamheden die je moet doen en die dagelijks groeien. Je krijgt dan een hele lange lijst, die steeds langer wordt met het gevolg dat je continue een gejaagd gevoel krijgt. Hoe ga je dit allemaal afkrijgen? Ik kan je vertellen, dit werkt echt niet fijn. Dat is waarom ik, zoals ik al benoemde met blokken werk. Ik blok dan in mijn planner:

Van 9u tot 11u plan ik al mijn social media berichten voor klanten in.
Van 13u tot 13.30u beantwoord ik mijn mail.

Ik plan dus op zondagavond tijdsblokken in mijn planner, en op de dag zelf bepaal ik de werkzaamheden. Want ik weet natuurlijk niet wat ik op vrijdag van 9u tot 11u wil doen, er kan namelijk altijd wat tussenkomen. Ik kies er daarom bewust voor om het op de dag zelf te doen. Nog een laatste tip: Plan altijd een blok in voor onverwachte taken/dingen. Je weet van tevoren niet of er iets uitloopt of dat er iets niet lukt. Dan is het niet erg als het gebeurd, want je hebt er tijd voor ingeplant.

Tip 2 – To-do-lijst

Voor mijn to-do-lijst gebruik ik de project management tool Trello. Dit is voor mij echt de tool waar ik niet meer zonder kan en deze tool zorgt ervoor dat ik niets meer vergeet. Ik werk zelf heel veel met Trello maar ook samen met klanten. Hoe je met Trello werkt lees je in dit blog.

Werk met borden

Terug naar het plannen van de taken. In Trello heb ik een bord dat ‘Dagplanning’ heet. In dit bord heb ik helemaal aan de linkerkant een lijst gemaakt met de naam to do’s. Hierin komen al mijn taken te staan. Naast deze lijst heb ik in mijn Trello lijsten een lijst gemaakt met de dagen van de week. Bepaalde taken doe ik altijd op vaste dagen, dit zijn mijn terugkerende taken. Om het voor mezelf makkelijk te maken heb ik het in Trello zo ingesteld dat op zondagavond mijn terugkerende taken allemaal in de juiste lijst en de juiste dag komen te staan. Hier hoef ik zelf helemaal niks meer voor te doen want dit gaat automatisch. Superhandig omdat het heel veel tijd scheelt en ik geen taken meer vergeet! De rest van mijn taken deel ik zelf in door ze te slepen naar de juiste dag. Zo maak ik mijn planning. Ik kies ervoor om niet meer dan 3 grote belangrijke taken op 1 dag te doen. Ook maak ik gebruik van bonustaken, deze taken doe ik als ik tijd over heb. Ik ben grote fan van Trello, maar er zijn natuurlijk nog veel meer tools die je hiervoor gebruikt. Denk maar eens aan Todoist, Asana of Notion.

Tip 3 – Maak het makkelijk door met project management tools te werken

Zoals ik zei werk ik met Trello. Het werken met een project management tool maakt je werk als VA echt een stuk makkelijker omdat:

Het ervoor zorgt dat je niks vergeet
Je makkelijk werkt aan projecten
Je simpel een contentplan maakt in een tool
Je er in samenwerkt met klanten
Je een reminder krijgt als een taak af moet zijn
Je taken instelt op prioriteit
En nog veel en veel meer😊

Ik raad werken met een project management tool elke ondernemer aan, maar een VA helemaal. Je werkt vaak aan meerdere projecten voor verschillende klanten. Alleen dat is al een reden waarom het erg fijn is om met een tool te werken. Omdat je met een tool heel efficiënt werkt precies als waar het in dit blog over gaat. In mijn online training "Zo maak je een planning als VA" staat een aparte module met Notion en Trello templates die je kunt kopiëren en gebruiken. In combinatie met de hardcover VA-planner werkt dit heel fijn.

Verschillende projectmanagement tools

Er zijn heel veel verschillende project management tools. Ik heb zelf met meerdere tool gewerkt omdat mijn klanten hiermee werkten. Ook test ik zelf verschillende tools uit omdat ik hierover videlessen opneem in De VA LIbrary. Als VA krijgt je te maken met verschillende tools en in de Library zoek je dan snel op hoe een tool werkt. Bespaart je weer veel tijd😉

Een paar fijne project management tools om mee te werken zijn:

Tip 4 – Zorg voor een lege inbox

E-mails blijven maar komen en dit kan behoorlijk frustrerend zijn. Vooral wanneer je je mailbox al een tijd niet opgeschoond hebt en er 100 mails in staan wanneer je het scherm opent. Begin daarom eerst met het wegwerken van deze mails. Maak verschillende mapjes aan en ga elke mail langs. Verplaats ze naar de juiste map of direct in de prullenbak als je er niets meer mee hoeft te doen. Een lege inbox zorgt voor een leeg hoofd, daarom is het belangrijk om van je mailbox geen to-do-lijst te maken. Wanneer jij je e-mailprogramma de hele dag hebt openstaan, word je elke keer afgeleid door binnenkomende berichten. Ik raad je aan om hier dan ook mee te stoppen. Wanneer je aan het werk bent, zet dan je meldingen uit. Ik heb meldingen sowieso altijd uit staan. Plan in je planner 1 of 2 vaste momenten in per dag om je inbox te bekijken. Zelf doe ik dit meestal aan het begin en aan het einde van mijn werkdag.

Automatiseer je e-mail

Net als veel tools is het ook mogelijk om je e-mailprogramma te automatiseren. Door dit te doen scheelt dit al heel veel mails per dag. Maak verschillende mappen aan voor bijvoorbeeld nieuwsbrieven, bestellingen of facturen. Wanneer er bijvoorbeeld een mail binnenkomt met een factuur, dan is het mogelijk om in te stellen dat deze de volgende keer direct in het juiste mapje terecht komt. Hiervoor stel je regels in. Nog een extra tip: Lees je nieuwsbrieven nooit? Schrijf je hier dan voor uit, scheelt ook weer heel veel mails.

Maak gebruik van de 2 minuten regel

Als het tijd is om met je mail aan de slag te gaan, maak dan gebruik van de 2 minuten regel. Bedenk bij elke mail die je opent of je het binnen 2 minuten kunt afhandelen. Kan dat? Doe dit dan ook direct en verplaats dan de e-mail in de juiste map of archiveer de mail als het niet meer nodig is. Wanneer je e-mails direct afhandelt is het ook gelijk uit je systeem. Zijn er mails waarbij wel meer tijd voor nodig is? Plan dan hiervoor tijd in je agenda en zet het op je to-do-lijst. Want je e-mail is geen takenlijst en op deze manier voorkom je dat je weer gaat ‘multitasken’. Zelf verstuur ik mails die to do’s zijn door naar mijn Trellobord met to do’s. Zo is het uit mijn mailbox en staat het direct in mijn to do lijst.

Tip 5 – Administratie bijhouden

Elke ondernemer, dus ook jij als virtueel assistent ontkomt niet aan de administratie. Dit is vaak niet de leukste taak, helemaal niet als je het niet goed bijhoudt. Daarom is het belangrijk om het liefst elke week een blok in te plannen in je agenda om je administratie bij te werken. Je zult zien dat het dan helemaal niet veel tijd kost en best meevalt.

Uren bijhouden

Uren bijhouden is voor veel ondernemers best lastig. Maar wist je dat je voor je eigen onderneming al best veel uur kwijt bent aan werkzaamheden zonder dat je het doorhebt. Denk maar eens aan:

Je website aanpassen
Je planning maken
Administratie
Social media
Nieuwsbrieven maken
Enz.

Maar ook wanneer je gaat factureren aan klanten is het belangrijk dat je weet hoeveel uur je waaraan hebt gewerkt. Als je dit niet efficiënt bijhoudt verlies je heel snel het overzicht. Hoeveel uur was het ook alweer voor klant A? En hoeveel was het voor klant F? Ik raad je aan om hiervoor een tool te gebruiken. Zelf vind ik Keeping heel erg fijn om mijn uren in bij te houden. Ik sluit elke werkdag af met het checken van mijn uren. Dit kost mij op deze manier slechts 5 minuten van mijn tijd en op deze manier kun je iedere maand keurig een uitdraai voor je klanten maken, zonder dat je na hoeft te denken hoeveel uur je ook alweer ergens aan had besteed.

Bewaar overzicht in facturen en bonnen

Elke 3 maanden moet je als virtueel assistent btw aangifte doen voor de belastingdienst. De reden dat de meeste ondernemers opzien tegen de administratie en de kwartaalaangifte is omdat zij de boel niet op orde hebben. Ze moeten dan op het laatste moment nog een factuur inboeken, of dat kwijtgeraakte bonnetje zien te vinden. Ik adviseer je daarom om het liefst elke week, maar anders elke maand je administratie bij te werken. Wanneer je dit in je agenda blokt kost dit niet veel tijd. Maak je facturen en boek ze direct in. Scan al je bonnen of bewaar ze bij elkaar op een vaste plek. Je zult zien als je hier een gewoonte van maakt dat de kwartaalaangifte straks zo gedaan is.

Efficiënt werken kan jij ook!

Ik hoop dat ik je heb kunnen helpen door het delen van mijn 5 tips. Ik weet zeker dat het je in elk geval op weg helpt of zo efficiënt mogelijk te werken. Nog even de tips op een rijtje:

1 – Planning is the key.

2 – Maak van je agenda geen to do lijst!

3 – Maak het jezelf makkelijker door met een project management tool te werken.

4 – Zorg voor een lege inbox.

5 – Hou je administratie bij.

Ben je na het lezen enthousiast geworden en wil je graag aan de slag met een plan van aanpak? kijk dan eens naar mijn online training: Zo maak je een planning als VA. Je krijgt daarbij een prachtige hardcover VA-planner thuisgestuurd.