10 tips voor elke succesvolle virtueel assistent

Je hebt een droom om te gaan starten als virtueel assistent. Het werk doen waar je gelukkig en blij van wordt en doen waar je goed in bent. Je wilt graag meer plezier, uitdaging en vooral vrijheid. Je bent er klaar voor om ondernemers te helpen, zodat zij weer de focus krijgen op wat ze moeten doen. Een goede virtueel assistent is onbetaalbaar. Maar hoe komt jouw eigen onderneming van de grond? En waar moet je allemaal aan denken bij het opzetten van een eigen bedrijf? Met dit blog geef ik je 11 waardevolle tips waar je aan moet denken als je gaat starten als virtueel assistent. En ben je al gestart als virtueel assistent, dan zitten er ook handige tips tussen.

Tip 1 - Inschrijven bij de Kamer van Koophandel

De allereerste stap die je moet nemen bij het opzetten van je onderneming is natuurlijk het inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Deze stap is heel spannend maar gelijk ook de makkelijkste. Als je naar de KvK bent geweest is het verstandig om een zakelijke rekening te openen. Daarnaast raad ik je aan om je juridische documenten zoals een privacy verklaring en je algemene voorwaarden goed te regelen. Ik leer je hier meer over in de VA Library, klik hier. 

Tip 2 - Online zichtbaarheid

Je bent ingeschreven bij de KvK en je wilt graag dat klanten jou weten te vinden. Ik raad je aan zo snel mogelijk te starten met zichtbaar zijn op social media. Meestal heeft het even de tijd nodig voordat je via je socials klanten aantrekt. Zorg ervoor dat je je profiel goed inricht en dat je groeit. Deel veel waardevolle content. Vind je het lastig hoe je klanten kunt aantrekken via je social media? Dit leer ik je stap voorstap in de VA Library, klik hier voor meer info. 

Tip 3 - Zorg voor een mooie huisstijl

Zodra je zichtbaar gaat worden op social media is het goed om na te denken over een de kleuren van je huisstijl. Dit zijn de kleuren die jij mooi vindt en passen bij jouw bedrijf. Laat deze huisstijl terugkomen in je visitekaartje en op al je social media kanalen. Dit geeft een vertrouwd gevoel en hierdoor gaan klanten je steeds meer herkennen aan je huisstijl. Daarnaast staat het natuurlijk hartstikke mooi als jouw huisstijl overal hetzelfde is. Zelf heb ik 5 huisstijlkleuren die mooi bij elkaar passen. Mijn huisstijlkleuren vind je terug op mijn website, socials, nieuwsbrief, e-book, story's, mail en visitekaartje.

Tip 4 - Zorg voor een fijne werkplek

Doordat je als VA meestal online werkt, kun je overal werken, zelfs vanuit het buitenland. Je hebt dan wel een goede laptop nodig en Wifi. Als je vanuit huis werkt, is het fijn om een eigen werkplek te hebben. Hier kun je rustig werken, zonder dat je afgeleid wordt. Maak van jouw kantoor aan huis een fijne werkkamer. Het werkt zo veel prettiger als je in een kamer werkt, dat helemaal naar je zin is. Zorg voor een bureau waar je fijn aan kunt werken met natuurlijk een goede stoel. Daarnaast een kast waar je al je spullen in op kunt bergen. Zelf heb ik mijn werkkamer gezellig gemaakt met mooie plantjes, hangen er foto's en ik heb sinds kort een groot planbord aan de muur hangen. Het is echt een fijn plekje geworden!

Tip 5 - Een goede planning is onmisbaar

Als je bedrijf goed loopt en je steeds meer werk krijgt, dan werk je waarschijnlijk voor verschillende klanten. Een goede planning is hierbij onmisbaar anders verlies je het overzicht en voor je het weet staat je agenda bomvol. Het is niet de bedoeling om geen vrije tijd meer over te houden. Een goede planning helpt om je eigen grenzen te bewaken, zodat je niet overloopt. Zelf gebruik ik mijn eigen hardcover VA-planner. Deze ligt altijd open op mijn bureau. Zo vergeet ik geen afspraak meer. Daarnaast werk ik met Notion. Notion is een hele fijne online tool met veel mogelijkheden. Mijn werkdag begint altijd met Notion. In Notion staan bijvoorbeeld mijn to do's. Een andere mooie tool die ik voor Notion gebruikte is Trello. Deze tool heb ik zelf jarenlang gebruikt toen ik nog werkte als VA. Je kunt heel goed met klanten samenwerken in deze tool en ook is Trello vrij makkelijk in gebruik. Wil je overzicht en hou je van gestructureerd werken? Kijk dan eens naar mijn online training: Zo maak je een planning als VA, inclusief hardcover VA-planner.  

Tip 6 - Online tools

Als VA werk je vaak online. Hierdoor zal je ook vaker met online tools moeten werken. Denk maar eens aan Zoom of Teams voor een online overleg. Om het jezelf makkelijk te maken is het handig om kennis te hebben over een aantal handige tools. Wil je meer lezen over welke online tools ik echt onmisbaar vind? Lees dan mijn blog: online tools die onmisbaar zijn voor elke virtual assistant. 

Tip 7 - Maak duidelijke afspraken

Zoveel mensen zoveel wensen. Dit gaat ook zo met de samenwerking met je klanten. Zorg ervoor dat je duidelijke afspraken maakt met je opdrachtgevers. Maak algemene voorwaarden en een privacyverklaring en plaats deze op je website. Zo kan hierover nooit verwarring ontstaan. Spreek ook duidelijk met je klant af hoe je bereikbaar bent en op welke tijden je werkt. Zelf plan ik voor veel klanten social media berichten in. Ik heb duidelijke afspraken gemaakt wanneer er content wordt aangeleverd. Zo voorkom je dat je op de dag zelf nog even snel een post moet plaatsen, terwijl jij had besloten een middag vrij te nemen. Goede afspraken maken werkt zo fijn, voor jezelf en natuurlijk ook voor de klant.

Tip 8 - Administratie

Als je een eigen bedrijf hebt dan is het belangrijk je administratie goed bij te houden. Wat ik hier zelf een handige tool voor vind is Moneybird. Met deze tool maak je heel makkelijk je facturen en offertes. Je kunt ook je uren bijhouden in Moneybird. Alleen zelf gebruik ik hier een andere tool voor namelijk: Keep ing. Dit vind ik een fijne en gebruiksvriendelijke tool. Aan het einde van mijn werkdag noteer ik al mijn uren in Keeping. Denk er ook aan om elke kwartaal je BTW aangifte te doen.

Tip 9 - Blijf altijd up to date

Je wilt goed zijn in jouw vakgebied. Daarom is het heel belangrijk om te blijven leren. Er zijn zoveel ontwikkelingen dat ze soms niet meer bij te houden zijn. Volg daarom zelf ook trainingen, cursussen en lees artikelen. Zo blijf je altijd op de hoogte en kun jij jouw klanten zo goed mogelijk helpen. Je weet namelijk waar je over praat. Wil je up to date blijven in jouw vakgebied en werken aan je VA-skills? Wordt dan lid van de VA Library, dat is de Kennisbank en Community voor VA's.

Tip 10 - Doe wat je leuk vindt

Mijn allerlaatste maar zeker niet minst belangrijkste tip. Doe het werk waar je blij van wordt en werk voor klanten waarmee je graag wilt samenwerken. Maak een afspraak voor de eerste kennismaking. Dit kan telefonisch, online of drink samen een kop koffie als dat mogelijk is. Leer elkaar kennen en vertel hoe jij werkt en wat je van een samenwerking verwacht. Het kan altijd gebeuren dat er geen klik is als je een samenwerking aangaat. Maak het bespreekbaar en word je er daarna nog steeds niet blij van? Geef dit aan en stop als het echt niet gaat de samenwerking. Als virtueel assistent heb je de vrijheid om dit zelf te bepalen!

Virtueel assistent een geweldige manier van ondernemen

Een online onderneming als virtueel assistent is een geweldige manier van ondernemen. Met bovenstaande tips hoop ik dat ik jou geholpen en geïnspireerd heb. Een onderneming starten gaat met vallen en opstaan. Zelf help ik VA's met het opbouwen van een succesvol bedrijf.
Dat is waarom ik speciaal voor VA’s de VA Library heb ontwikkeld. Dit is De Kennisbank + Community voor VA's. Wil je meer weten over de VA Library?

Klik dan op de link voor meer informatie: VA Library